Tips and Tricks, come prepararsi per un meeting digitale

Raccontare la propria idea davanti a una telecamera è una tendenza che sta prendendo sempre più piede nel mondo aziendale. Del resto, non c’è da stupirsi: in un mondo sempre più digitalizzato e iperconnesso, le aziende ricorrono ai nuovi strumenti tecnologici per abbattere distanze, tempi ed eventuali ostacoli.

Il meeting digitale si rivela quindi uno strumento indispensabile per entrare in contatto con potenziali partner, investitori, aziende e fornitori, anche in contesti e situazioni delicate, come quella che stiamo affrontando in questi giorni a causa della diffusione del Coronavirus. Avevi in previsione un importante incontro e non puoi più recarti in ufficio? Nessun problema, entrano in azione le piattaforme digitali. Ma come affrontare un meeting online? Nonostante la tua rinomata dimestichezza con la tecnologia e familiarità con gli ambienti digitali, sostenere un meeting online con una persona in carne e ossa richiede qualche accorgimento iniziale.

Affrontare un incontro professionale online necessita un po’ di pratica, per scongiurare il pericolo di eventuali problematiche live legate agli strumenti digitali o alla scarsa dimestichezza con la telecamera. Mantenere uno stato di calma e concentrazione è il primo passo per affrontare questa challenge, a cui il team di Cariplo Factory aggiunge 10 consigli pratici per affrontare il un meeting digitale perfetto:

Identificare il messaggio da comunicare

È la prima domanda da porsi. Aver ben chiaro in mente quali siano gli obiettivi da raggiungere e quale strategia adottare è la prima chiave di successo per un meeting digitale perfetto.

Stabiliti gli obiettivi è tempo di creare lo scheletro della presentazione: introduzione, corpo, conclusione. Attira l’attenzione del tuo interlocutore con un inizio accattivante, stimolando una call to action della tua idea, mantieni l’attenzione fornendo esempi concreti su come la tua idea possa risolvere un’esigenza reale, concludi il discorso approfondendo prospettive e strategie future.

Impostare il tuo interventi seguendo uno schema permetterà a te di mantenere il focus sull’obiettivo da comunicare e al tuo interlocutore di comprendere in modo lineare il discorso.

Conoscere il proprio interlocutore

Effettuare una dettagliata ricerca, per conoscere al meglio il tuo futuro interlocutore, è una tecnica che concederà un punto a tuo favore per creare un legame empatico e allontanare eventuali tematiche da zona rossa.

L’abito non fa il monaco, ma anche l’occhio vuole la sua parte

Se la presentazione comprende la proiezione di slide, accantona per un momento Power Point e dai sfogo alla creatività.
Evita slide cariche di parole, frasi prolisse, immagini a bassa risoluzione e transizioni tra slide. La presentazione è uno strumento di supporto al discorso, che deve accompagnare le parole in un viaggio di racconto senza mai sovrastarle. Ricorda a volte “less is more”!

Partire con il piede giusto

Preparare accuratamente il tuo discorso non basta, bisogna ripeterlo accuratamente ad alta voce per visualizzare i concetti nella mente. Un metodo efficace per misurare la propria performance è registrare la presentazione e riascoltarla in un secondo momento.

Steve Jobs, famoso per i suoi interventi, li preparava e rielaborava per settimane intere. Il suo segreto? Ripeteva ininterrottamente ad alta voce, passando dal salotto di casa al palco.

Non imparare il discorso a memoria: siamo uomini, non macchine

Se ripetere il proprio discorso è uno step fondamentale, impararlo a memoria è una pratica da abbandonare definitivamente. Ricorda che non stai recitando una poesia, bensì un vero e proprio dialogo con la tua audience. Se imparerai a memoria il “discorso” il tuo pubblico se ne accorgerà e il risultato sarà la creazione di un muro immaginario che ti allontanerà sempre più da loro.

Lavora con attenzione sulla tua abilità di rielaborazione di frasi e concetti, così facendo dialogherai con il tuo interlocutore, rendendolo partecipe e attivo nella conversazione.

Creare ancore di salvezza

Utilizzare intelligentemente scorciatoie e trucchetti personali, per ricordare ogni passaggio chiave, è un tassello ulteriore verso il successo. Un ottimo esempio è utilizzare una scaletta tematica, keyword ed esempi pratici da utilizzare durante la presentazione.

Non si comunica solo con le parole

Per preparare un meeting digitale perfetto è importante considerare tutti gli aspetti che influenzano la comunicazione. Oltre alle parole, che secondo gli esperti vengono memorizzate solo per il 7%, il  messaggio viene veicolato per il 38% attraverso la comunicazione paraverbale, che comprende: intonazione, velocità, modulazione, pause e ritmo. Infine, il restante 55% è identificabile attraverso il linguaggio del corpo, chiamata comunicazione non verbale e comprensiva di gesti, espressioni del viso, postura e movimento.

Ti consigliamo di tenere in mente tutti e tre gli aspetti della comunicazione, utilizzando a tuo vantaggio alcuni elementi oppure correggendo eventuali situazioni ottimizzabili. Un esercizio utile è quello di provare il tuo intervento davanti a uno specchio oppure registrandoti con la telecamera: provare in anticipo la tua performance migliorerà le abilità comunicative.

Idee e passione

Comunicare attraverso le emozioni è lo strumento più potente tra le tue mani. Coinvolgere empaticamente ed emotivamente il tuo pubblico rivelerà grandi sorprese.

Verificare degli strumenti digitali

Nell’epoca della Digital First risulta imprescindibile conoscere gli strumenti e piattaforme utilizzate. Effettuare dei test preliminari che considerino l’audio, l’inquadratura e la connessione è indispensabile per permettere una comunicazione fluida durante il meeting digitale.

Organizzare l’ambiente

Verificare l’ambiente intorno a te è un piccolo stratagemma per non creare eccessiva confusione all’interno dell’inquadratura. Ordina la stanza intorno e verifica quali elementi vengono intercettati dalla telecamera, evita quindi elementi che possano distrarre sarà il tuo mantra. Inoltre, ricordati di mantenere lo sguardo in camera e fai attenzione alla controluce che potrebbe generare una cattiva visualizzazione.