La consapevolezza dell’impatto ambientale e sociale degli eventi non è una novità: se fin dai tardi anni Novanta essa è al centro del dibattito pubblico, tuttavia, è solo nel 2012 che la norma ISO 20121 è stata adottata, per la prima volta, in occasione dei Giochi Olimpici di Londra, passati alla storia come il primo, grande evento certificato per la sostenibilità.

Dopo anni di attese, preparazioni, false partenze, a partire dal 2012 lo scenario globale è quindi cambiato rapidamente e oggi sono davvero poche le aziende che ignorano queste norme e non cercano di rendere sostenibili i propri eventi. La tendenza di fondo, che va affermandosi sempre più, è quella che vede da un lato la richiesta di format e location “carbon neutral”, dall’altro la necessità di identificare con chiarezza il valore aggiunto e misurabile di ogni evento per ridurre al minimo il consumo di risorse, finanziarie e ambientali.

L’offerta, mai come in questo caso, ha oltrepassato la domanda: oggi non si contano più le location e i fornitori che offrono spazi alimentati da energie rinnovabili, che adottano il principio dell’eco design per minimizzare allestimenti, gadget e oggetti monouso, che progettano catering sostenibili e strategie di comunicazione che fanno leva su elementi distintivi (come la facilità di accesso tramite mezzi pubblici) per intercettare aziende impegnate in un percorso di riconversione virtuosa di linguaggi e format degli eventi.

L’attenzione verso la sostenibilità sociale, e non solo ambientale, e le incertezze sul futuro di eventi digitali

In questo scenario di generale cambiamento, dove non sono poche le startup che offrono prodotti e servizi sostenibili “by design”, non mancano le aree di miglioramento. La sostenibilità non è mai una condizione definitiva ma un processo in divenire, e non può essere ridotta alla sola dimensione dell’impatto ambientale. L’attenzione nei confronti delle condizioni di lavoro nelle aziende fornitrici (si pensi, per fare un esempio, a tutta la filiera dei servizi di catering), così come le conseguenze per il benessere delle comunità che vivono nei pressi dell’evento sono temi rilevanti e da valutare con la giusta attenzione.

Anche da questo punto di vista, tuttavia, la sensibilità delle aziende sta cambiando e sono sempre di più le imprese che decidono di realizzare eventi al di fuori dei grandi centri urbani, privilegiando una dimensione di prossimità nei confronti dei propri stakeholder e attribuendo una maggiore rilevanza a location un tempo decentrate. Un cambiamento reso possibile anche dal processo di digitalizzazione in atto, che per alcuni anni è sembrato in grado – complici le fughe in avanti dei primi esperimenti di metaverso – di sostituire del tutto un numero crescente di eventi in presenza con il loro “doppio” digitale.

Questo processo, inutile negarlo, sembra essere arrivato a una condizione di stasi. Se lo smart working è entrato di fatto in un numero crescente di organizzazioni, se le riunioni quotidiane vengono svolte indifferentemente da remoto o in presenza, la stessa cosa non è avvenuta per gli eventi aziendali. A cinque anni dall’inizio della pandemia, l’evento digitale rimane solo una delle tante opzioni disponibili: per risparmiare sui costi dell’evento fisico, per ridurre l’impatto ambientale degli spostamenti di un gran numero di persone, senza riuscire tuttavia a soppiantare il bisogno di incontrarsi di persona. Anche gli eventi digitali, d’altronde, comportano emissioni di CO₂ da rendicontare e, eventualmente, compensare.

Il problema dei costi aggiuntivi e degli eventi che devono “lasciare il segno”, costi quel che costi

In un contesto caratterizzato da un profondo rinnovamento delle pratiche e della mentalità, chi organizza gli eventi deve ancora fare i conti con obiettivi e KPI molto vincolati alla dimensione presente, che non aiutano quando si tratta di integrare i costi relativi alla sostenibilità e ai progetti di tutela del clima all’interno del budget complessivo. Le aziende, soprattutto quelle con budget modesti, faticano a dare priorità a scelte e decisioni non obbligatorie, che possono incrementare i costi totali. In aggiunta, persiste l’idea che un evento di successo, per essere tale, debba “lasciare il segno” nella memoria dei presenti, a prescindere dalle ricadute ambientali e sociali. Come Cariplo Factory ci siamo a lungo interrogati – e continuiamo a farlo – su come rendere i nostri eventi più sostenibili. Tra le pratiche abbiamo messo in atto possiamo citare, qui, la scelta di fornitori che adottano pratiche sostenibili (ad esempio, collaborando con cooperative virtuose dal punto di vista sociale), l’adozione di menù a base vegetale nei nostri catering, la rinuncia quasi totale a ogni tipo di gadget, la digitalizzazione del materiale informativo in luogo della stampa cartacea, l’alleggerimento di alcuni allestimenti. Non da ultimo, infine, il calcolo dell’impronta carbonica degli eventi ospitati nei nostri spazi e il conseguente contributo finanziario a un progetto di protezione del clima secondo il GHG Protocol. Una possibilità, quest’ultima, resa possibile dalla collaborazione con Climate Partner che prosegue ininterrottamente dal 2023.

Se è proprio dalla nostra esperienza diretta con la complessità di trasformare in chiave sostenibile l’organizzazione degli eventi derivano la maggior parte delle riflessioni condivise in questo articolo, anche sulla possibilità di “compensare” (le virgolette sono d’obbligo) la propria impronta carbonica con un progetto di protezione del clima vi è un’ultima considerazione da fare. Il rischio, infatti, è che alcune aziende potrebbero limitarsi a sostenere questi progetti senza, tuttavia, cambiare il proprio modo di progettare e realizzare gli eventi, rinunciando a priori a qualunque intervento migliorativo. In questo senso, prima di prendere ogni decisione è importante maturare una comprensione strutturata di tutto quello che ruota intorno all’evento. Non basta sostituire un singolo accessorio o allestimento con uno più sostenibile, ma serve cambiare il format stesso con cui gli eventi vengono progettati: da “momenti memorabili” per pochi a opportunità di incontro e di condivisione di contenuti utili per tutti, anche per coloro che non hanno la fortuna di parteciparvi.

Carmen Cancellari

Event Manager

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